BORESHA MATUMIZI YAKO YA EMAIL KWA MAUJANJA HAYA

Makala hii inakupa maelekezo ya mambo adimu katika kusimamia barua pepe zako, ili kuboresha ufanisi na- kufurahia kuwa na akaunti ya email. Mfano wa ‘maujanja’ hayo ni uwezo wa kuwa na folders maalum kwa watu au asasi maalum zinazokutumia email mara kwa mara ili kwamba ukitaka kupitia email toka kwa mtu fulani, basi wewe unaenda tuu kwa folder lake, mfano unakuwa na folder la MBUKE TIMES, basi email zote toka MBUKE TIMES zinaingia humo, haziendi kwa Inbox. Mambo mengine tutakayoangalia ni jinsi ya kuboresha ulinzi wa akaunti yako ya email.

Matumizi ya BCC, na CC

Unapotaka kutuma email kwa mtu au asasi fulani , na wakati huo huo email hiyo iende kwa mtu au watu wengine basi una njia mbili za kufanya hivyo:-

• Tumia CC (Carbon Copy) : Utakapotumia CC ni kwamba yule uliyemkusudia kwa mara ya kwanza email yako iende ataweza kuona kuwa umewatumia ‘copy’ watu wengine. Mfano kama umetuma email kwa JOHN, halafu CC ikawa kwa ISSA, na MARIA, basi JOHN ataona kuwa ISSA na MARIA wamepokea email husika. Na pia ISSA na MARIA wataona kuwa email hiyo imeenda kwa JOHN.

• Tumia BCC (Blind Carbon Copy): Utakapotumia BCC, ni kwamba yule uliyemkusudia kwa mara ya kwanza email yako iende atapokea email yako, na wale wengine watapokea ‘copy’ ya email hiyo, hata hivyo kila mmoja hatojua kama mwingine amepokea email hiyo hiyo. Hii ni muhimu hasa pale ambapo si busara kutoa email address za watu bila ruhusa yao. Kwani umeona hapo juu ukitumia CC, watu wengine wanaona email address za waliotumia ‘copy’ ya email husika.

SPAM Folder

Kumbuka mara kwa mara kutembelea folder lenye kubeba SPAM emails. Wakati mwingine utakuta email zako muhimu zimetupwa humo, kwa sababu mbalimbali ikiwa ni pamoja na mtu aliyekutumia kusahau kuandika kichwa cha habari (subject) au kuandika kichwa cha habari ambacho teknolojia inayotambua SPAM inatambua kuwa aina ya maneno katika kichwa cha habari au email ni utambulisho kuwa email ni SPAM.

Kuboresha Ulinzi wa akaunti ya email

Huduma nyingi za email kama vile Google na Yahoo zinakupa nafasi ya kuwa na namna bora zaidi ya ku sign in. Badala ya ku sign in kwa kuandika ID na PASSWORD tuu, kuna hatua nyingine inaongezeka ambapo unatakiwa ujaze CODE maalum ambayo utakuwa umetumiwa kwa njia ya SMS kwa namba yako ya simu. Hii ina maana kuwa hata kama mtu anayo password yako, hatoweza kufungua mpaka ajaze CODE maalum ambayo inapatikana tuu kwa njia ya SMS kwa namba yako ya simu. (Labda aibe hadi simu yako).

Jinsi ya kujiandikisha na huduma hii, angalia maelezo katika picha hapa chini, Mfano huu ni kwa huduma za GMAIL.

Ili kuanza kuitumia huduma ya  2 step verification, bofya mwanzo kulia mwa email akaunti yako kisha chagua Account.

Ukishabofya Account , kama ilivyoelekezwa hapo juu, nenda sehemu ya Security, kisha chagua sehemu ya 2 Step Verification. Halafu bofya Settings. Halafu Fuata Maelekezo rahisi utakayoyaona ikiwa pamoja na kuandika namba yako ya simu.

Ukiwa umefanikiwa kujiunga na 2 step verification, utaona kuwa kila utakapotaka ku sign in, utatakiwa kuweka Code kama unavyoona mfano wa picha hii hapo juu.

Tengeneza Folders Maalum

Ili kurahisisha kumbukumbu na utafutaji wa email ulizowahi kupokea toka kwa mtu au asasi fulani, waweza kutengeneza Folders maalum ili kila mara zinapokuja email husika, zinaingia katika folders hizo. Mfano kama mara kwa mara unapokea email toka kwa JOHN, basi waweza tengeneza FOLDER la JOHN, hivyo badala ya email toka kwa JOHN kuingia INBOX, zinaingia kwa FOLDER la JOHN. Hii itakurahisishia ufuatiliaji wa mazungumzo yako na JOHN.

Fuata hatua zifuatazo katika picha, kwa mfano toka GMAIL.

Kuanza kutengeneza Folders zako, angalia kulia mwa email akaunti yako bofya hapo kama unavyoona pichani,  kisha chagua Settings.

Ukiwa sehemu ya Settings, chagua FILTERS kisha nenda chini kidogo utaona sehemu ya Create a new filter.

Andika anuani ya huyo unayetaka kuwa email kutoka kwake ziingie kwa folder maalum. Kisha bofya Create filter with this search , kama uonavyo pichani chini. Ukibofya hapo utapelekwa kwenye ukurasa mwingine kujaza mambo mengine ya msingi.

Baada ya kuwa umechagua ku create filter kwa kutumia address fulani, utakutana na ukurasa huu, ukurasa huu. Chagua Skip the inbox, ili email zisiwe zinaingia kwa email, kisha chagua Apply the label, ili uweze kuonyesha ziingie wapi. Chagua options nyingine kama utapenda.

Hiyo sehemu ya Apply the label, ukichagua sehemu ya choose label, utaweza kutengeneza label , yaani jina la huyo unayetaka kuwa unatunza email zake kwa folder maalum. Andika jina lake kisha bofya Create. Kisha fuata maelekezo mengine na bofya Create Filter kumaliza kutengeza folder husika.