JINSI YA KUTUNZA FILES NA FOLDERS ZAKO ONLINE BILA MALIPO

Kwa huduma kama Google Drive, Dropbox, unaweza kujikuta hauhitaji kuwa na flash disk.

Fikiria umeandika kazi yako vizuri iwe utafiti, kazi ya darasani, taarifa fulani ya kiofisi, report fulani muhimu za kibiashara, halafu ukaihifadhi kwenye kompyuta au kwenye Flash disk, ila baadae unakuja kukuta kazi yako hiyo imepotea, kompyuta imeharibika hivyo na kazi yako kupotelea humo, au ukaja kujikuta umeipoteza Flash Disk au CD uliyotumia kuhifadhi kazi yako imepotea.

Lengo basi la Makala hii ni kukupa dokezo la njia mbadala ya kutunza files na folders ambapo, files na folders zako zitakuwa zipo ‘hewani’- mtandaoni hivyo hautokuwa na hofu ya kupoteza kazi zako kwa njia tulizotaja hapo juu.

Ili kuhifadhi mtandaoni files na folders zako, unaweza tumia huduma mbalimbali kama vile:

Google Drive, Box , CloudMe , Dropbox , Droplr ,  iCloud , Mega ,  SkyDrive , SparkleShare ,  SugarSync , Ubuntu One na Yandex Disk.

Katika makala hii tunachambua kwa ufupi huduma za Google Drive, Box, na Dropbox. Sehemu yetu ya kwanza leo hii tunatazama Google Drive.

Kuanza kuitumia Google Drive

Ili kutumia huduma hii, inakupasa uwe na akaunti ya Gmail. Kisha ingia kwa website ya Google Drive, andikisha akaunti yako ya Google Drive. Google wanakupatia 5GB za bure ili uweze kuhifadhi mambo yako humo Google Drive. Ukitaka kuongeza ukubwa wa Drive, basi itakubidi ulipie kwa kufuata maelekezo ya jinsi ya kuongeza ukubwa wa Google Drive.

Jinsi ya kuhifadhi files na folders kwa Google Drive

Unapotaka kuhifadhi files au folders inabidi uingie kwenye website hiyo ya Google Drive, halafu nenda sehemu ya Upload. Angalia picha hapa chini. Hii inamaanisha kuwa unaweza kupata files na folders zako popote pale utakapokuwepo. Ni kama vile kuwa na flash disk, isipokuwa kwa Google Drive inabidi uwe umeunganishwa na mtandao (internet).

Pichani kulia sehemu ya upload ndipo unapoweza kutumia ku weka files na folders zako online. Sehemu ya CREATE, ni kama unataka kuandika documents kwa kutumia program zinazofanana na MS WORD, POWERPOINT, na EXCEL.

Kuinstall Google Drive kwa Kompyuta yako

Huduma ya Google Drive, inakuwezesha pia kudownload program ya Google Drive, hivyo ukiwa ume install hiyo program kwa kompyuta yeyote utaweza kuwa unatupia tuu files na folders zako kwa kompyuta, kisha utaweza kuziona popote pale utakapoenda mtandaoni.

Hata hivyo kumbuka, sio lazima ku install Google Drive kwa kompyuta. Unatakiwa kufanya installation endapo tuu unataka kuwa na uwezo wa ku dumbukiza mafaili yako kwa kutumia kompyuta. Na pia kama unataka kuwa unafungua faili lililopo katika Folder lako la Google Drive, na ku save humo, basi moja kwa moja mabadiliko uliyoyafanya katika faili hilo yanakuwa yamefanyika katika Google Drive iliyopo hewani (mtandaoni).

Picha hii inaonyesha Google Drive ambapo, inakuwa umekwisha install kwa kompyuta hivyo unafanya kudumbukiza tuu files na folders zako. Unapofanya marekebisho katika files zilizopo humu , basi moja kwa moja, mabadiliko yanahifadhiwa kwenye Google Drive ya online.

Itumie Google Drive kwa Kuandaa kazi mbalimbali

Unaweza pia ukatumia Google Drive kuandika kazi zako mbalimbali, kama vile ufanyavyo kwa kompyuta binafsi kwani Google Drive ina program ya WORD, POWEPOINT na EXCEL. Ukishaandika kazi zako unaweza ukazihifadhi humo humo Google Drive, au ukaamua kuzituma sehemu yeyote uitakayo.

Unaweza Kushare files na folders zako zilizopo ndani ya Google Drive

Matumizi mengine ya msingi ya Google Drive ni kukuwezesha kutuma files na folders ambazo ni kubwa sana kiasi haziwezi kutumwa kwa kutumia njia ya email. Unachotakiwa kufanya weka files au folder lako kwa Google Drive, kisha nenda sehemu ya Share kulia mwa Google Drive, halafu fuata maelekezo ya jinsi ya kushare file au folder husika.

Kwa sababu inakupa uwezo wa kushare files na folders na watu wengine, Google Drive inakupa nafasi ya kufanya kazi kwa kushirikiana na watu mbalimbali. Kwani waweza andika kazi, uka isave kwa Google Drive, mtu mwingine akaja aka edit, au kuongeza kitu, kisha nae akasevu humo.